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Política de tratamiento de la información

1             Objetivo

Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que son objeto de tratamiento por parte de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., en desarrollo de su objeto social, atendiendo la normatividad vigente frente a la protección de datos personales

2             Alcance

La  política de tratamiento de la información contenida en este documento regula todos los procesos organizacionales de  ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal.

En este contexto, la política es de carácter obligatorio para ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., sus trabajadores y contratistas, independientemente de la relación contractual o del tipo de modalidad de contrato que los relacione, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., tenga alguna responsabilidad.

Las políticas contenidas  en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta las disposiciones  contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta  parcialmente la ley 1581 de 2012.”

3             Finalidades o propósitos de la recolección

ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A.  Emplea  los datos personales que captura en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades:

  1. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes, distribuidores y proveedores de los distintos segmentos de negocios.
  2. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, y distribuidores de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad.
  3. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.
  4. Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía.
  5. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.
  6. Envío a distribuidores  y proveedores de bases de datos sobre puntos de venta.
  7. Transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.
  8. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.
  9. Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes,  proveedores y distribuidores.
  10. Para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas.

4             Derechos de los titulares de datos

Los titulares de los datos personales contenidos en ficheros que reposen en los sistemas de información de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., tienen derecho a:

  1. Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
  2. Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus datos ante ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A.
  3. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., para el tratamiento de sus datos.
  5. Obtener de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., la información relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
  6. Solicitar la exclusión de su información personal de registros o bases de datos.
  7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio.

5             Deberes de Alpina

En desarrollo de esta política ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., asume los siguientes deberes:

  1. Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos.
  2. Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente.
  3. Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta  establecidos en la normatividad colombiana.
  4. Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia.
  5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
  6. Aplicar esta política sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  7. Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
  8. Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información.

6.           Datos sensibles

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran  datos  sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles.  Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, que revelen datos sobre su estado  de salud, condiciones médicas o tratamientos farmacológicos prescritos, ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con  las reglas establecidas en el artículo  6 del Decreto 1377 de 2013.  La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o  servicios.

7.           Datos  personales de niños y niñas

En ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS  S.A. la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, es tratada de forma estrictamente confidencial, en respeto de sus  derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.  


Los datos  personales de  niños y niñas son utilizados por ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo respetando el interés superior del niño conforme al objeto social de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., esto es, el ofrecimiento de una amplia gama de productos alimenticios.

8.           Cesión o comunicación de datos personales

Queda prohibida la transferencia de datos personales sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del respectivo dato, salvo las excepciones de ley.

La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., y contar con la autorización del propietario del fichero.

El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, en los términos del Reglamento Interno de Trabajo. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

9.           Procedimientos de acceso, consulta, rectificación y actualización de la información

Los titulares de la información  tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos  en caso de ser inexactos o  a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su  obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  • Nuestra  área de protección de datos, la Gerencia de Auditoría y Gestión de Riesgos, ubicada en Km4 vía Briceño Sopó.

Clientes - Consumidores

  • Nuestros establecimientos de servicio o centros de atención a clientes disponibles en los teléfonos (571) 5718609 / 01 8000 529999
  • Dirección electrónica: www.alpina.com.co formulario de la sección “contacto”
  • Correo electrónico: alpina@alpina.com.co

Proveedores

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

I. DERECHO DE ACCESO: El  titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales  al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. usted podrá   elevar  una  solicitud  indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

II. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido  en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012,  el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos  de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

  • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad
  • Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél,  se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. y contener, como mínimo,  la siguiente información:

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.           Área responsable  de la atención de las peticiones, consultas y reclamos

El área  responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es el Contact Center, ubicado en la Carrera 85 K No 46A-66 Piso 4 en Bogotá DC y www.alpina.com.co o al correo electrónico alpina@alpina.com.co.

10.        Restricciones en el uso de esta política

Esta política de protección de datos personales es para uso exclusivo de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, por razones de seguridad y en atención al respeto de la propiedad intelectual, como creación amparada por la legislación nacional e internacional.

Esta política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia el  5 de noviembre de 2013.

12.        Definición de Términos

Autorización: Consentimiento previo, expreso, escrito, verificable  e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es o va a ser  objeto de Tratamiento

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.

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Tel. (1) 423 86 00 (Opción 5)
Ext.: 1089-1016-1097
Comunicaciones.alpina@alpina.com.co

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